○海津市の保有する個人情報の保護に関する管理規程
平成27年9月30日
訓令甲第14号
目次
第1章 総則
第2章 特定個人情報の管理体制等
第3章 教育研修
第4章 職員の責務
第5章 保有個人情報等の適切な取扱い
第6章 情報システム上における安全の確保等
第7章 管理区画の安全管理
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
第9章 安全確保上の問題への対応
第10章 監査及び点検の実施
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、海津市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成28年1月1日)に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 用語の定義は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条の定めるところによる。
(適用範囲)
第3条 本管理訓令が適用される実施機関は、特定個人情報を取り扱う市長、教育委員会、選挙管理委員会、農業委員会とする。
(特定個人情報の重要性レベル)
第4条 次条に規定する情報管理統括責任者は、「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 2情報資産の分類と管理方法 (1)情報資産の分類」に従って、特定個人情報を「機密性3」に分類する。情報管理責任者及び情報保護責任者は特定個人情報を「機密性3」として取り扱う。
第2章 特定個人情報の管理体制等
(情報管理統括責任者)
第5条 市に、情報管理統括責任者を置き、副市長をもって充てる。
(情報管理責任者)
第5条の2 市に、情報管理責任者を1人置くこととし、総務企画部長をもって充てる。情報管理責任者は、情報管理統括責任者を補佐し、市における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(情報保護責任者)
第6条 市に、情報保護責任者を置くこととし、総務企画部長を除く各部の長をもって充てる。情報保護責任者は、その所管する部等における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(情報保護管理者)
第7条 保有個人情報を取り扱う各所属に、情報保護管理者を1人置くこととし、当該所属の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 情報保護管理者は、各所属における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、情報保護管理者は、情報システム管理者と連携して、その任に当たる。
4 情報保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定するとともに、特定個人情報等が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要、かつ、適切な監督を行う。
5 情報保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
6 情報保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者が取扱訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の情報保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から情報保護管理者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(情報保護担当者)
第8条 保有個人情報を取り扱う各所属に、当該所属の保護管理者が指定する情報保護担当者を1人又は複数人置く。情報保護担当者は、情報保護管理者を補佐し、各所属における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(情報システム管理者)
第9条 企画課長(情報セキュリティ管理責任者が別の職員等を指名した場合は、当該職員等)を情報システム管理者とし、庁内ネットワーク及び情報システムにおける情報セキュリティについて管理する。
(監査責任者)
第10条 市に、監査責任者を置くこととし、企画課長をもって充てる。監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(情報セキュリティ委員会)
第11条 情報管理責任者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、情報セキュリティ委員会(関係職員を構成員とする合議体)を設け、定期に又は随時に開催する。
(厳正な対処)
第12条 市は、保有個人情報の取扱いに関し、法令又は内部訓令等に違反した職員に対し、法令又は内部訓令等に基づき厳正に対処する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第13条 情報管理責任者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 情報管理責任者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 情報管理責任者は、情報保護責任者、情報保護管理者及び情報保護担当者に対し、現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 情報保護管理者は、当該課室等の事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報管理責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第14条 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び訓令等の定め並びに情報保護責任者、情報保護管理者及び情報保護担当者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 保有個人情報等の適切な取扱い
(アクセス制限)
第15条 情報保護管理者は、特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の事務取扱担当者に限定し、情報システム管理者に対してアクセス権限の設定を依頼する。
2 アクセス権限を有しない職員は、事務取扱担当者になりすます等不正な手段を用いて、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 情報保護管理者は、アクセス制限を事務取扱担当者個人単位で管理し、特定個人情報等取扱事務においてID及びIDカードの共用をさせない。
4 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第16条 事務取扱担当者は、業務上の目的以外の目的で、又は業務手順に定められた場合以外で、電磁的方法(電子的方法、磁気的方法その他の人の知覚によって認識することができない方法をいう。)その他いかなる方法を用いても特定個人情報等を複製してはならない。
2 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、情報保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
3 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を複製した場合には、その複製も特定個人情報として(媒体の管理等)(廃棄等)の条項を適用し厳重に管理しなければならない。
(誤りの訂正等)
第17条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、遅滞なく情報保護管理者に報告しその指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第18条 事務取扱担当者は、情報保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体(紙媒体を含む。)を定められた場所に施錠保管(鍵の管理は情報保護担当者が行う。)するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管を行う。
(廃棄等)
第19条 事務取扱担当者は、個人情報等及び特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているもの及び紙媒体を含む。)が不要となった場合には、情報保護責任者の承認を得た上で、情報保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行う。この場合、当該情報の削除又は当該媒体の廃棄をした記録を保存するものとし、また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて証明書等により確認する。
2 情報保護管理者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)を廃棄した際には特定個人情報等の廃棄記録を作成する。その記録は海津市公文書訓令に従い保管する。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第20条 情報保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するために特定個人情報管理台帳等を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について以下の項目その他必要な事項を記録する。
(1) 特定個人情報(番号利用事務)の名称
(2) 特定個人情報ファイルの種類、名称
(3) 取扱部署名、事務取扱担当者の役職、氏名
(4) 利用目的
(5) アクセス権を有する者の事務取扱担当者の役職、氏名
(6) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(7) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集方法
2 台帳等の記録は海津市公文書訓令に従い保管する。
(個人番号の利用の制限)
第21条 情報保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務(番号法に基づき条例で定めた事務を含む。)に限定する。
(個人番号の提供の求めの制限)
第22条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第23条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第24条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(管理区域)
第25条 情報保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(取扱区域)
第26条 情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、事務取扱担当者以外の職員及び外部からの来庁者による特定個人情報の漏えい等の発生を防止するための設備等を設置する。
(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)
第27条 情報保護管理者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講ずる。また、電子媒体及び書類等の庁舎内の移動等において、紛失・盗難等に留意する。
第6章 情報システム上における安全の確保等
2 情報保護管理者は、前項の措置を講ずる目的で、「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 4人的セキュリティ対策 4．4．ID及びパスワード等の管理」に基づき、情報システム管理者の指示にしたがって、ID、IDカード及びパスワード等の管理が徹底されるよう事務取扱担当者を指導監督するほか、パスワード等の読取防止等を行うために必要な設備等を設置する。
3 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 4人的セキュリティ対策 4．4．ID及びパスワード等の管理」に基づき、情報保護管理者の指示にしたがって、IDカード、ID及びパスワードを取り扱う。
4 アクセス権限を有する事務取扱担当者は、定期的にパスワードの変更を行う。またパスワードの漏えい等が疑われる場合は遅滞なくパスワードを変更する。
5 情報保護管理者は、業務上必要がなくなった場合は、遅滞なくアクセス権限を抹消するよう、情報システム管理者に依頼する。
6 情報保護管理者は、事務取扱担当者のアクセス権限の付与状況をアクセス権限表等で管理し人事異動や課内での担当変更等に即時に対応できるよう適時の見直しをおこなう。
(アクセス記録)
第29条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報ファイル等のアクセス記録を海津市公文書訓令に従い保管するよう指示(依頼)するとともに、当該情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録を抽出する機能の提供、及び当該情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録を参照する権限の付与を依頼する。
2 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、当該情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録について、改ざん、窃取又は不正な削除の防止が適切になされているかを確認し、必要に応じて報告を求める。
(アクセス状況の監視)
第30条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、一定数以上の特定個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の提供を求め、当該機能の定期的確認を行う。
2 情報保護管理者は、特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のために、当該情報保護管理者が管理する範囲の特定個人情報ファイル等のアクセス記録をもとに特定個人情報等へのアクセス状況を定期的に分析する。
(管理者権限の設定)
第31条 情報保護管理者は、情報システム管理者に対して、管理者権限等の特権を付与されたIDを利用する者を必要最小限にし、当該IDのパスワードの漏えい等が発生しないよう、当該ID及びパスワードを厳重に管理することを求め、その状況の報告を受ける。
(外部からの不正アクセスの防止等)
第32条 情報保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報システム管理者に対して、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等をインターネット等の外部のネットワークに接続しないほか必要に応じてファイアウォールの設定による経路制御を行う等の措置を依頼する。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第33条 情報保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
2 情報保護管理者は、情報システム管理者によって「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 5技術的セキュリティ 5．4。不正プログラム対策」の規定が厳格に運用されていることを確認し、必要に応じて情報システム管理者から報告を受ける。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第34条 事務取扱担当者は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を最小限に限り、処理終了後は、不要となった情報を速やかに消去する。情報保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第35条 情報保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。なお、職員はこれを踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
2 特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、原則として、暗号化又はパスワードにより秘匿する。
3 事務取扱担当者は、車両等により特定個人情報を運搬する場合には「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 2情報資産の分類と管理方法 (2)情報資産の管理 ⑧情報資産の運搬」に従い特定個人情報ファイル等を暗号化する。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 情報保護管理者は、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、デジタルカメラ、ICレコーダ、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の第37条により限定する特定個人情報等を処理する端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)し、事務取扱担当者及びその他の職員を指導・監督する。
(端末の限定)
第37条 情報保護管理者は、特定個人情報等の処理を行う端末を限定し、情報システム管理者に対して、端末へのソフトウェアの導入、端末の認証等の設定を依頼する。
2 情報保護管理者は、事務取扱担当者以外の職員が特定個人情報等の処理を行う端末を操作しないよう指導・監督する。
(端末の盗難防止等)
第38条 情報保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、事務取扱担当者及びその他の職員に端末の固定、不在時の執務室の施錠を行わせる。執務室の鍵の管理は情報保護担当者が行う。
(端末の外部持ち出し等)
第39条 事務取扱担当者は、情報保護管理者が必要があると認めるときを除き、第37条により限定された特定個人情報等を処理する端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第40条 事務取扱担当者は、第37条により限定された特定個人情報等を処理する端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行う又は離席時に端末をロックする。
2 情報保護管理者は、第37条により限定された特定個人情報等を処理する端末の画面が第三者に窃視されることがないよう、覗きこみを防止するための設備を設置する。
(入力情報の照合等)
第41条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第42条 情報保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 5技術的セキュリティ 5．1．コンピュータ及びネットワークの管理 (2)バックアップの実施」に従い特定個人情報ファイルのバックアップの実施状況を把握し必要に応じて情報システム管理者に対して報告を求める。
(情報システム開発、導入、保守、廃棄等)
第43条 特定個人情報に係る情報システムの調達、開発、導入、保守、廃棄等に当たっては、「海津市情報セキュリティポリシー 情報セキュリティ対策基準 5技術的セキュリティ 5．3．システム開発、導入、保守等 (1)情報システムの調達」に従う。
2 情報保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を担当する職員が特定個人情報の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該担当者を事務取扱担当者として指定し、行うことのできる操作の範囲、操作することのできる特定個人情報の範囲を限定し、漏えい、滅失、毀損等の事故がないよう指導・監督する。指導・監督に際しては、情報システム管理者に必要、かつ、十分な協力をするよう依頼する。
3 情報保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの開発、導入、保守、廃棄等の作業を委託する事業者が特定個人情報の閲覧、複製その他の操作を行う場合には、当該事業者を特定個人情報取扱事務の委託先とし、「第8章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等」を適用して、当該委託先を監督する。監督に際しては、情報システム管理者に必要、かつ、十分な協力をするよう依頼する。
(情報システム設計書等の管理)
第44条 情報保護管理者は、特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、定められた場所で施錠保管(鍵の管理は情報保護担当者が行う。)を行い、複製を制限し、廃棄する場合には復元不能な方法で廃棄する。
第7章 管理区画の安全管理
(入退管理)
第45条 情報保護管理者は、保有個人情報を取り扱う事務室、基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区画」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、必要があると認めるときは、管理区画の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 情報保護管理者は、管理区画及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(区画の管理)
第46条 情報保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区画に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 情報保護管理者は、災害等に備え、管理区画に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第47条 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第70条の規定に基づき市の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第70条に基づき市の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 情報保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき市の機関に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、1及び2に規定する措置を講ずる。
4 情報保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第48条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務の全部又は一部を委託する場合には、以下の事項を含む契約書を締結する。
(1) 秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件
(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督・教育
(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(10) 当市が必要があると認めるとき、委託先に対して実地の調査を行うことができる規定
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
7 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
8 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第49条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱い担当者が取扱い訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する情報保護管理者に報告する。
2 情報保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端 末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置は直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 情報保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、情報保護責任者及び情報管理責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに情報保護責任者及び情報管理責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 情報管理責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を情報管理統括責任者に速やかに報告する。
5 情報保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第50条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
2 その取り扱う特定個人情報(委託を受けた者が取り扱うものを含む。以下同じ。)について、漏えい事案その他の番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案が発覚した場合には、次の事項について必要な措置を講ずる。
(1) 組織内における報告、被害の拡大防止
責任ある立場の者に直ちに報告するとともに、被害の拡大を防止する。
(2) 事実関係の調査、原因の究明
事実関係を調査し、番号法違反又は番号法違反のおそれが把握できた場合には、その原因の究明を行う。
(3) 影響範囲の特定
(2)で把握した事実関係による影響の範囲を特定する。
(4) 再発防止策の検討・実施
(2)で究明した原因を踏まえ、再発防止策を検討し、速やかに実施する。
(5) 影響を受ける可能性のある本人への連絡等
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係等について、速やかに、本人へ連絡し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
(6) 事実関係、再発防止策等の公表
事案の内容等に応じて、二次被害の防止、類似事案の発生回避等の観点から、事実関係及び再発防止策等について、速やかに公表する。
(7) 個人情報保護委員会への報告
当市は、番号法違反の事案又は番号法違反のおそれのある事案を把握した場合には、事実関係及び再発防止策等について、速やかに個人情報保護委員会に報告する。また、行政機関は、重大事態に該当する事案又はそのおそれのある事案が発覚した時点で、直ちにその旨を個人情報保護委員会に報告する。
第10章 監査及び点検の実施
(監査)
第51条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、年1回又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を情報管理責任者に報告する。
(点検)
第52条 情報保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、年1回又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を情報保護責任者、及び情報管理責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第53条 情報管理責任者、情報保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から特定個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
附則
この訓令は、平成27年10月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日訓令甲第13号)
この訓令は、公表の日から施行する。
附則(平成31年3月25日訓令甲第1号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月22日訓令甲第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月25日訓令甲第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。