この告示は、別に定めがある場合を除き、海津市情報公開条例(平成17年海津市条例第10号。以下「条例」という。)の施行に関し、海津市情報公開条例施行規則(平成17年海津市規則第11号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、情報公開(開示請求制度及び情報提供施策)に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口

1　情報公開に係る事務分担

情報公開に係る事務を行うため、受付窓口等に関する事務については、総務課で実施し、その他の事務については、各所管課で実施する。

2　総務課で行う事務

(1)　情報公開に係る相談及び案内に関すること。

(2)　情報公開に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3)　実施機関の開示請求の受付に関すること。

(4)　公文書の開示の実施場所の提供及び立ち会いに関すること。

(5)　開示決定等に対する審査請求書の受付に関すること。

(6)　公文書の検索資料の整理及び閲覧に関すること。

(7)　公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(8)　運用状況の公表に関すること。

(9)　海津市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の事務処理に関すること。

(10)　情報提供に関すること。

3　所管課で行う事務

(1)　開示請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

(2)　開示請求に係る形式要件の審査に関すること。

(3)　開示請求に係る公文書の開示決定等及びその通知に関すること。

(4)　第三者に対する意見聴取に関すること。

(5)　公文書の開示の実施(開示決定された公文書の総務課への搬入及び当該公文書の写しの作成等を含む。)に関すること。

(6)　開示決定に係る審査請求書の処理に関すること。

(7)　審査会への諮問に関すること。

(8)　審査請求についての裁決及びその通知に関すること。

(9)　所管課における情報提供に関すること。

第3　公文書の開示請求に係る事務

1　相談及び案内

(1)　来庁者のニーズの把握

総務課では、窓口職員が面談により、来庁者の求めている情報について、その所在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。

(2)　情報の所在の確認

窓口職員は、総務課に備え置く目録等により、所管課を調査し、電話照会等により当該情報の所在を確認するものとする。

(3)　対応の選択

総務課では、来庁者の求めている情報の内容について、次のいずれの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。

ア　情報提供

来庁者の求めている情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。

イ　他の制度の利用

法令又は他の条例の規定により、何人にも閲覧、縦覧又は写しの交付の手続が定められている場合で、この条例に規定する方法と同一の方法で開示することとされているときは、この条例は適用せず、開示請求は受け付けないので、窓口職員は、その旨を来庁者に説明し、当該事務の担当課等の案内を行う。

(4)　公文書の検索

総務課では、来庁者の相談の内容が開示請求として対応すべきものであるときは、求められている内容及び公文書の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は所管課との連絡などにより、開示請求をする上で有用な情報を、開示請求者に対し提供するよう努めるものとする。

(5)　所管課における相談等

直接、所管課に情報公開に関する相談があった場合には、所管課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総務課への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。

2　総務課における開示請求の受付

(1)　公文書の特定

ア　総務課は、開示請求者との応対により請求の内容を確定した後、目録等により所管課を選定し、当該所管課の情報公開主任等と連絡をとった上で、公文書を検索し、特定するものとする。

なお、公文書の特定に当たっては、開示請求の受付後に当該請求に係る公文書が不存在であることが判明することのないよう、所管課と十分連絡をとるとともに、原則として、所管課の職員(情報公開主任又は担当職員)の立会いを求めるものとする。

イ　所管課の情報公開主任又は担当職員の不在等により、公文書を特定することができない場合は、開示請求者にその旨を告げた上で、総務課において、いったん開示請求を受け付けるものとする。

(2)　公文書の開示請求の方法

ア　公文書の開示請求は、請求をしようとする者が、公文書開示請求書(規則様式第1号)に必要事項を記載し、総務課に提出することにより行うものとする。

イ　開示請求者が身体障害等で請求書に記載することが困難な場合は、総務課の職員が請求内容等を聴き取り、その内容を代筆した上で、開示請求者の確認を得るものとする。

ウ　郵送等による請求については、所定の様式でなくても、必要事項が記載され、開示請求に係る公文書が特定できれば受け付けるものとする。

エ　口頭、電話又はファクシミリ、電子メールによる開示請求については、誤送信の危険があり、また、到達の確認手段が確立していないことから、原則として、当分の間は認めないものとする。

オ　開示請求は、原則として、公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。

ただし、同一人から同一の所管課に係る同一内容の複数の公文書の開示請求があった場合は、公文書開示請求書の「公文書の件名又は内容」欄に記入することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

カ　開示請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができる。

キ　未成年者による開示請求は、義務教育修了者については、単独での請求を認めるものとする。

ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意書が必要であることを未成年者に説明するものとする。

(ア)　中学生以下の場合であって、制度の趣旨、公文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認められるとき。

(イ)　公文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。

(3)　請求書の記載事項の確認

総務課では、請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。

ア　「郵便番号、住所、氏名、電話番号」欄

(ア)　個人による請求の場合は、当該個人の住所及び氏名が記載されていること。

(イ)　法人その他の団体による請求の場合は、当該法人その他の団体の事務所又は事業所の所在地並びに名称及び代表者の氏名が記載されていること。

(ウ)　代理人による請求の場合は、開示請求者本人の氏名又は名称の次に、当該代理人の住所、氏名及び連絡先が記載されていること。

(エ)　なお、いずれの場合も特に必要と認められる場合を除き、押印は要しないものとする。

(オ)　電話番号は、開示請求者に確実に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)が記載されていること。

なお、法人その他の団体の場合は、担当者の所属、氏名、内線番号等の記載を求めること。

イ　「公文書の件名又は内容」欄

開示請求に係る公文書の件名又は知りたい事項の内容が、当該公文書を検索し、特定できる程度に具体的に記載されていること。

ウ　「開示の方法」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。また、郵送等を希望する場合は、郵送等希望の有無が○印で囲まれていること。

(4)　請求書の職員記入欄の留意事項

総務課では、上記(3)の事項が記載されていることを確認した場合は、職員記入欄に、次の事項を記載するものとする。

ア　「請求書受付年月日」欄

請求書を受け付けた年月日を記載する。

イ　「担当課」欄

開示請求に係る公文書を保有している課等の名称(係名まで記載する。)及び電話番号、内線番号を記載すること。

このとき、同一内容の公文書が複数の課等に存在する場合は、当該公文書を最初に作成した課等又は当該公文書に関する事務の主体となっている課等を所管課とする。

ウ　「備考」欄

他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行う上で参考となる事項等を記載するものとする。

(5)　請求書の補正

ア　請求書の記載欄に、空欄、不鮮明及び意味がわかりにくい箇所がある場合には、総務課の職員は、開示請求者に対し、その箇所を補正するよう求めるものとする。

なお、開示請求者が補正に応じないときは、開示請求に係る公文書の全部を開示しない旨の決定を行うことになる。

イ　請求書に記載された事項のうち、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、総務課の職員が、職権で補正できるものとする。

(6)　請求書を受け付けた場合の開示請求者への説明

総務課では、請求書を受け付けた場合は、当該請求書に受付印を押印し、職員記入欄に必要事項を記載の上、その写し及び公文書の開示を求められた方へ(別記様式第1号)を開示請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

ア　公文書の開示は、開示決定等に日数を要するため、原則として受付とは同時に行われないこと。

イ　公文書の開示決定等は、開示請求があった日から起算して15日以内に行い、結果は速やかに開示請求者に通知されること。

ウ　やむを得ない理由により、上記イの期間内に決定を行うことができない場合は、決定期間を開示請求があった日から起算して60日以内に限り延長することがあり、この場合には、開示請求者に書面により通知されること。

エ　開示請求に係る公文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、当該請求に係る公文書を60日以内に開示の決定をする部分とそれ以後に開示の決定をする部分に分割することがあり、この場合には、開示請求者に書面により通知されること。

オ　開示を実施する場合の日時及び場所等は、上記イの書面で指定すること。

なお、開示を受けるときには、開示請求に係る公文書の全部又は一部の開示をする旨の決定(以下「開示決定」という。)を受けた者であることを証明するため、当該書面を提示しなければならない。

カ　公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用を、写しの郵送等を希望する場合は郵送等に要する費用もあわせて、開示請求者が負担し、前納する必要があること。

(7)　受付後の請求書の取扱い

総務課は、開示請求があったときは、その請求内容を情報公開開示請求処理簿(別記様式第2号。以下「処理簿」という。)に記載した上で、受け付けた請求書の原本及び処理簿を直ちに所管課へ送付するとともに、それらの写しを保管し、常に所管課とともに処理経過等が把握できるようにするものとする。

3　開示決定等に係る事務

(1)　処理簿への記載等

所管課の情報公開主任は、総務課から請求書及び処理簿の送付を受けたときは、次により処理するものとする。

ア　請求書は、海津市公文書規程(平成17年海津市訓令第9号。以下「公文書規程」という。)に基づき、収受の手続を行うものとする。

イ　処理簿には必要事項を記載して、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。

(2)　請求書の形式要件審査

所管課は、総務課から請求書の送付を受けたときは、当該請求書が形式的要件を満たしていることを確認するものとする。

ただし、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、補正を求める場合を除き、次により処理するものとする。

ア　開示請求者に対し、開示請求に応ずることができない旨を連絡し、速やかに当該開示請求を取り下げるよう要請すること。

イ　開示請求が取り下げられない場合は、当該開示請求に形式上の不備があることを理由とする不開示決定を行い、開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

(3)　内容の検討

ア　所管課は、請求書が形式的要件を満たしているときは、解釈及び運用基準等を参考に開示請求に係る公文書が条例第7条各号に規定する不開示情報に該当するかどうかについて、検討するものとする。

イ　所管課は、条例第10条の規定により、開示請求に係る公文書の存否を明らかにしないで当該開示請求を拒否する場合は、公文書存否応答拒否決定通知書(規則様式第5号)により開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

ウ　所管課は、開示請求に係る公文書が不存在であることが明らかになった場合は、公文書不存在決定通知書(規則様式第6号)により開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(4)　決定期間

所管課は、総務課において請求書を受け付けた日から起算して15日以内に開示決定等をしなければならない。

ただし、請求書の補正に要した日数は、決定期間に算入しないものとする。

(5)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇その他のやむを得ない理由により決定期間を延長する場合には、所管課は、公文書開示決定等期間延長通知書(規則様式第7号)により開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　延長期間は、総務課において請求書を受け付けた日から起算して60日以内の範囲において、必要最小限の期間とすること。

イ　延長通知書は、15日以内に、開示請求者に到達するようにすること。

ウ　延長通知書の「延長の理由」欄には、その理由を具体的に記載すること。

(6)　決定期間の特例延長

所管課は、著しく大量な開示請求により、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、公文書開示決定等期間特例延長通知書(規則様式第8号)により開示請求者に通知するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

なお、この場合、次のことに留意するものとする。

ア　公文書の開示決定等を行う相当の部分は、できる限り多く、かつ、まとまりのある単位のものとすること。

イ　開示請求があった日から起算して60日以内に、公文書のすべてについて開示決定等を行っても差し支えないこと。

ウ　その他については、上記(5)アからウに準じて取り扱うものとすること。

(7)　内部調整

開示決定等に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。

ア　総務課への協議

所管課は、開示決定等に当たっては、必ず総務課に協議しなければならない。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

イ　関係課との調整

所管課は、開示請求に係る公文書が、他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡をとり、調整を行うものとする。

(8)　事案の移送

条例第14条第1項に該当すると判断した場合(当該公文書が他の実施機関により作成されたものである場合等)は、次の手順に従って処理するものとする。ただし、実施機関内部における所管課の変更手続ではないため、事務処理上の誤りがないように注意することが必要である。

ア　移送先実施機関との協議

移送先実施機関との協議を経て、事案の移送を決定し、当該決定後、移送先実施機関に事案を移送する旨の通知文及び当該事案に係る請求書を送付するものとする。ただし、事案の移送に当たっては、事前に総務課と十分協議するものとする。

イ　事案の移送の通知

移送をした実施機関は、速やかに、公文書開示請求事案移送通知書(規則様式第9号)を作成し、開示請求者に事案を移送した旨を通知するとともに、事案を移送する旨の通知文及び公文書開示請求事案移送通知書の写しを総務課へ送付するものとする。

ウ　移送前の行為の取扱い

移送をした実施機関が移送前にした行為は、移送先実施機関がしたものとみなされる。特に、開示決定等の期限は、開示請求者が移送をした実施機関に開示請求を行った日から進行することになることに留意するものとする。

エ　移送先実施機関への協力

移送をした実施機関は、移送先実施機関との連絡を密にするとともに、開示請求に係る公文書の写しの交付や原本の貸与など、その他必要な協力を行うものとする。

(9)　第三者情報に係る意見聴取等

開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が含まれている場合は、必要に応じて、「4　第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、当該第三者に対し、意見書を提出する機会を与えるものとする。

(10)　開示決定等の決裁

公文書の開示請求に対する決定は、市長部局にあっては、海津市事務決裁規程(平成17年海津市訓令第8号。以下「事務決裁規程」という。)の規定により、その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところにより行うものとする。

(11)　決定通知書の記載要領

公文書開示決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分開示決定通知書(規則様式第3号)、公文書不開示決定通知書(規則様式第4号)、(以下「開示請求に係る決定通知書」と総称する。)は、次により作成するものとする。

ア　「公文書の件名又は内容」欄

開示請求において特定された公文書の件名又は内容を正確に記載すること。

なお、1枚の請求書により複数の公文書の開示請求があった場合など、必要がある場合は、1枚の開示請求に係る決定通知書に複数の公文書の件名又は内容を記載することができるものとする。

イ　「開示を実施する日時」欄

開示の日時は、公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書が開示請求者に到達すると思われる日から数日後の勤務時間内の日時を指定するものとし、所管課は、あらかじめ開示請求者及び総務課と電話等で十分連絡をとり、できるだけ開示請求者の都合の良い日時を指定するものとする。

なお、第三者に対して意見書を提出する機会を与えた場合であって、当該第三者が公文書の開示に反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出したにもかかわらず、開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないものとする。

また、公文書の写しの交付を郵送等により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

ウ　「開示を実施する場所」欄

開示の場所は、原則として総務課を指定するものとする。なお、公文書の写しの交付を郵送により行う場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

エ　「開示の方法」欄

該当する番号を○印で囲み、閲覧の場合は、「原本」又は「複写」のいずれか該当する項目の□内を黒く塗りつぶすものとする。

オ　「開示をしない部分」欄

開示しない情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載するものとする。

例　・「○○のうち特定個人の住所、氏名」

・「○○のうち、△△△計画の部分」

カ　「上記部分を開示しない理由」、「開示をしない理由」欄

条例第7条の該当号及び具体的理由を記載するものとする。複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記載するものとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、公文書部分開示決定通知書又は公文書不開示決定通知書に添付するものとする。

キ　「開示をすることができるようになる期日」欄

一定の期間(およそ1年以内)が経過することにより、条例第7条各号に該当する理由が消滅することが確実であり、かつ、当該理由が消滅する期日(複数の不開示情報に該当する場合には、すべての不開示情報に該当しなくなる期日)を明らかにすることができる場合は、その期日を記載するものとする。

なお、当該期日を明示することができない場合は、この欄を「斜線」で消すものとする。

(12)　決定通知書の送付

所管課は、開示決定等をしたときは、速やかに、公文書開示決定通知書、公文書部分開示決定通知書、公文書不開示決定通知書、公文書存否応答拒否決定通知書又は公文書不存在決定通知書を作成し、開示請求者に送付するとともに、その写し及び処理簿の写しを総務課へ送付するものとする。

(13)　過去に開示実績がある公文書の取扱い

所管課は、開示請求に係る公文書が過去に開示実績があり、直ちに開示又は部分開示ができる公文書については、速やかに公文書の開示をするよう努めるものとする。

4　第三者に関する情報の取扱い

(1)　意見聴取の実施

ア　任意的意見聴取

所管課は、開示請求に係る公文書に第三者に関する情報が含まれている場合は、開示の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第7条各号に該当するかどうかが明らかであるときを除き、必要に応じて、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。

イ　義務的意見聴取

所管課は、条例第7条第2号イ若しくは同条第3号ただし書又は第9条の規定により、第三者に関する情報が記録されている公文書を開示しようとするときは、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならないものとする。

ウ　意見聴取事項

意見照会する内容は、第三者に関する権利利益の侵害の有無その他必要と認める事項とする。

(2)　意見聴取の方法

第三者に対する意見書提出の機会の付与は、原則として、公文書の開示に係る意見照会書(規則様式第10号)により通知し、公文書の開示に係る意見書(規則様式第10号別紙)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、第三者に対して、1週間以内に当該公文書の開示に係る意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

また、第三者に対する意見書提出の機会の付与に当たっては、原則として、当該第三者に開示請求者が識別されない方法で行うものとする。

(3)　第三者への通知

所管課は、第三者から反対意見書の提出があった公文書について、開示決定をした場合は、原則として開示請求者に対する通知と同時に、当該第三者に公文書の開示決定等に係る通知書(規則様式第11号)により、その旨を通知するものとする。

なお、不開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つ上から、口頭又は書面により通知するものとする。

5　公文書の開示の方法

(1)　公文書の閲覧の方法

ア　文書、図画の場合

原則として、原本を閲覧に供する。

ただし、日常業務に使用している台帳等を閲覧に供することにより支障が生ずるおそれがある又は汚損等のおそれがあるなどの理由により、原本を閲覧に供することができないときは、文書、図画を複写したものを閲覧に供するものとする。

なお、この場合の複写に要する費用は、開示請求者には負担させないものとする。

イ　ビデオテープ、録音テープの場合

当該ビデオテープ及び録音テープを再生用機器により再生したものを視聴に供するものとする。

なお、同一のビデオテープ、録音テープに不開示情報が含まれている場合、再生機器による視聴は行わないものとする。

ウ　その他の電磁的記録の場合

当該電磁的記録をディスプレイに出力したものの視聴又は当該電磁的記録に記録された情報を通常の方法により印字装置を用いて紙に出力したものの閲覧若しくは写しの交付により行うものとする。

なお、この場合の出力に要する費用は、開示請求者には負担させないものとする。

(2)　公文書の写しの作成及び交付の方法

ア　公文書の写しの作成は、原則として、所管課の職員が行うものとする。

イ　公文書の写しの作成に当たっては、開示請求者と電話等により連絡を取り、写しの作成を行う部分について十分に確認をする。また、写しの交付に要する経費が膨大となるときは、あらかじめその旨を開示請求者に説明し、了解を取ることとする。

ウ　写しの交付の部数は、開示請求に係る公文書1件につき1部とする。

エ　公文書の写しの作成は、当該公文書の原本を乾式複写機により複写して行うこととなるが、マイクロフィルムの場合は用紙への印刷、写真フィルムの場合は印画紙への印画などの方法により行うものとする。

オ　複写は原則として片面とし、拡大、縮小等の編集は行わないものとする。ただし、開示請求者から申出がある場合で、複写作業に著しい支障が生じないと認めるときは、拡大、縮小することにより写しを作成し、交付することができるものとする。

カ　公文書がカラー印刷の場合については、開示請求者の申出によりカラー印刷に対応した複写機により当該公文書の写しを作成して、これを交付することができるものとする。なお、両面複写は行わないものとする。

キ　写しを交付する際には、当該写しの余白又は別紙を用いて、「写し」であることの表示を行うものとする。

ク　交付の方法は、開示請求者の希望により、総務課での交付又は郵送等による交付のいずれかにより行うものとする。

(3)　公文書の部分開示の方法

公文書の部分開示を行う場合における不開示部分の分離及び開示の方法は、原則として、次のとおりとする。

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるとき

不開示部分を取り外して、開示部分のみを開示するものとする。

ただし、契印を押印したもの等取り外しができない場合は、開示部分のみを複写したもの又は不開示部分を紙袋等で覆ったもの等により開示する。

イ　開示部分と不開示部分とが同一ページにあるとき

該当ページを複写した上で、不開示部分をマジック等で塗りつぶしたもの(修正液は使用しない。)を複写したもの又は不開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。

6　公文書の開示の実施

(1)　開示の日時及び場所

公文書の開示は、公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書により、あらかじめ指定した日時及び場所において実施する。

なお、開示請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合は、所管課は、あらためて別の日時を指定することができるものとする。

この場合、あらためて公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書の送付は要しないが、変更日時の関係文書への付記及び総務課への連絡は必要である。

(2)　開示の準備

所管課の職員は、公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書に記載された日時までに、開示請求に係る公文書を開示場所として指定された総務課へ搬入しておくものとする。

なお、汚損等のおそれなどの理由により原本を複写したものを開示する場合及び公文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備するものとする。

(3)　開示決定を受けた者であることの確認

所管課の職員は、総務課に来庁した者に対して、公文書開示決定通知書又は公文書部分開示決定通知書の提示を求め、開示請求者等であることを確認するものとする。

(4)　開示の実施

ア　閲覧の実施

所管課の職員は、開示請求に係る公文書を提示し、開示請求者の求めに応じて、当該公文書の内容等について説明するものとする。

なお、総務課の職員は、原則として、この閲覧に立ち会うものとする。

イ　閲覧の中止又は禁止

所管課の職員は、閲覧を受ける者に対し、公文書を汚損し、又は破損することのないよう説明するものとする。

閲覧を受ける者が、当該公文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。

(5)　開示の実施後、更に公文書の開示を求められた場合の取扱い

当初の開示請求において、開示の方法の希望が閲覧請求のみである場合で、あらためて公文書の写しの交付を求められたときは、条例第16条第2項の規定による開示の申出を行うよう求めるものとする。

なお、当該申出の期間は、最初に開示を受けた日から30日以内に限る。

7　費用徴収

(1)　費用の額

条例第18条第2項の規定による公文書の写しの作成及び送付に要する費用の額は、規則第12条及び別表に定めるとおりとする。

(2)　徴収の方法

公文書の写しの作成及び送付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。

ア　総務課で写しを交付する場合

総務課で写しを交付する場合は、公文書の写しの作成に要する費用を現金で徴収するものとし、徴収後、公文書の写し及び領収書を開示請求者に交付するものとする。

イ　郵送等により写しを交付する場合

郵送等により写しを交付する場合は、写しの交付及び送付等に要する費用は、納付書等で徴収するものとし、総務課は納入を確認の後、公文書の写し等を開示請求者に送付するものとする。

(3)　歳入科目

写しの作成及び送付に要する費用に係る収入の歳入科目は、次のとおりとする。

(款)諸収入　(項)雑入　(目)雑入　(節)雑入

第4　審査請求があった場合の取扱い

開示決定等の処分について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求書の受付

審査請求書(規則様式第12号)は、原則として総務課で一括して受け付けるものとする。

2　受付後の審査請求書の取扱い

(1)　受付後の審査請求書の取扱い

ア　総務課は、受け付けた審査請求書の写しを控えとして保管するとともに、直ちに、当該審査請求書を情報公開審査請求処理簿(別記様式第3号)とともに所管課へ送付するものとする。

イ　所管課は、審査請求書が形式的要件を満たしていることを確認した上、公文書規程に基づき収受の手続を行うものとする。

(2)　情報公開審査請求処理簿への記載

所管課の情報公開主任は、総務課から情報公開審査請求処理簿の送付を受けたときは、当該情報公開審査請求処理簿に必要事項を記載して、総務課まで返送するものとする。

また、所管課は、常に審査請求に係る処理経過等が把握できるように、当該情報公開審査請求処理簿の写しを保管しておくものとする。

3　審査請求の形式要件審査等

(1)　記載事項の確認

所管課は、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

ア　審査請求書の記載事項の確認

(ア)　審査請求人の氏名又は名称、住所又は居所及び連絡先

(イ)　審査請求に係る処分の内容

(ウ)　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

(エ)　審査請求の趣旨及び理由

(オ)　処分庁の教示の有無及びその内容

(カ)　審査請求の年月日

(キ)　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

イ　代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者若しくは管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

ウ　審査請求期間内(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。

エ　審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)

(2)　審査請求書の補正

所管課は、当該審査請求が、上記(1)の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものである場合は、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。

(3)　審査請求についての却下の裁決

所管課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求についての却下の裁決を行い、却下通知書の謄本を審査請求人に通知するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。

ア　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求の受理

所管課は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに、次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

(1)　所管課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である開示決定等について再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る公文書の全部を開示することとする場合(第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)は、審査会への諮問は不要となるものである。

(3)　上記(2)の裁決に当たっては、事前に総務課に協議するものとする。

5　審査会への諮問

所管課は、不作為に対する審査請求である場合は、上記3―(3)により審査請求を却下する場合及び上記4―(2)に該当する場合を除き、審査請求書を受理したときは、次に定めるところにより、速やかに、審査会に諮問するものとする。

(1)　諮問書の作成

所管課は、審査会への諮問に当たり、情報公開・個人情報保護審査会諮問書(規則様式第13号。以下「諮問書」という。)を作成するものとする。

(2)　諮問書の提出

所管課は、上記(1)の諮問書に次に掲げる書類を添付して、総務課へ提出するものとする。

ア　審査請求書の写し

イ　公文書開示請求書の写し

ウ　決定通知書の写し

エ　処理簿の写し

オ　その他必要な書類(審査請求の対象となった公文書の写し等)

(3)　諮問をした旨の通知

所管課は、審査会へ諮問したときは、情報公開審査会諮問通知書(規則様式第15号)を作成し、条例第20条第4項各号に掲げるものに対し、通知するものとする。

6　審査会の意見聴取等への対応

所管課の職員は、海津市情報公開・個人情報保護審査会条例(令和5年海津市条例第6号)第5条の規定により、審査会から意見若しくは説明を求められた場合又は必要な書類若しくは資料の提出を求められた場合には、これに応じなければならない。

7　審査会の答申

総務課は、審査会から答申があった場合、直ちに、答申書を所管課に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

(1)　所管課は、答申書の送付があった場合は、これを尊重して、当該審査請求に対する裁決を行うものとし、当該裁決に当たっては、総務課に協議するものとする。なお、この協議は、当分の間、合議方式とする。

(2)　審査請求に対する裁決は、市長部局にあっては、市長の決裁事項とする。その他の実施機関にあっては、当該実施機関の定めるところによるものとする。

(3)　所管課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、直ちに、情報公開審査請求裁決書(規則様式第14号)の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(4)　審査請求について認容(原処分の全部又は一部の取消し)する裁決をしたときは、所管課は、速やかに、当該審査請求に対する裁決に応じ、開示決定を行い、決定通知書を開示請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

ただし、第三者から反対意見書が提出されている場合で、開示決定を行うときは、当該第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を公文書の開示決定等に係る通知書により通知するものとする。

なお、この場合、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

9　開示決定に対して第三者から審査請求があった場合

(1)　第三者に関する情報が含まれている公文書に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求とあわせて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする(行政不服審査法(平成26年法律第68号)第25条第1項及び第2項)。

(2)　第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。

第5　検索資料の作成

1　検索資料の送付

所管課は、毎年7月末までに前年度の文書目次等を検索資料として、総務課に送付するものとする。

2　検索資料送付上の留意点

所管課は、検索資料を送付するに当たっては、一般の閲覧に適するよう、当該検索資料に記載された個人名、法人名その他の事項から不開示情報が判明することがないよう、該当情報を削除する等の必要な措置を講ずるものとする。

3　検索資料の配置

総務課では、文書目録等を整備し、一般の閲覧に供するものとする。

第6　運用状況の公表

1　運用状況のとりまとめ

総務課は、各実施機関における前年度の情報公開制度の運用状況をとりまとめるものとする。

2　公表の方法

総務課は、年度当初に、次の事項について、前年度の運用状況を広報紙に登載することにより、公表するものとする。

(1)　開示請求の件数

(2)　開示請求に対する決定状況

(3)　審査請求の件数及び裁決状況

(4)　その他必要な事項

第7　情報公開主任

1　設置

(1)　開示請求に係る公文書の特定作業を円滑に進め、かつ、的確で統一的な開示決定等を行うとともに、行政資料の提供等の情報提供施策を総合的に推進するため、各所管課に情報公開主任を置く。

(2)　情報公開主任は、課の課長又は課長補佐が指名した者をもって充てるものとする。

2　職務

情報公開主任は、各所管課に係る次の職務を行うものとする。

(1)　開示請求があった場合の公文書の特定作業及び開示決定等に係る調整に関すること。

(2)　総務課及び他の課等との連絡調整に関すること。

(3)　その他、開示請求制度及び情報提供施策に係る事務の指導に関すること。

第8　情報提供窓口としての機能の充実

1　総務課における情報提供

総務課においては、情報公開に関する相談、案内、受付等だけではなく、市民のニーズの高い行政資料や統計資料を備え置くとともに、各課等が提供している行政情報も含め、行政情報を総合的に提供できるよう努めるものとする。

附則

附則(平成19年11月1日告示第92号)

附則(平成21年3月31日告示第29号)

附則(平成23年3月17日告示第25号)

附則(平成28年3月25日告示第42号)

附則(令和4年3月31日告示第56号)抄

附則(令和5年3月22日告示第28号)抄